Implementasi Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) di Sekolah

KETUT JULIANTARA

Abstrak

Manajemen mutu terpadu merupakan proses perbaikan secara terus menerus atau berkesinambungan yang dilakukan oleh sekolah dalam rangka mencapai sekolah yang bermutu. Kepala sekolah sebagai manajemen puncak memegang berperan penting dalam suksesnya pelaksanaan implementasi manajemen mutu terpadu (TQM) di sekolah. Konsep sekolah bermutu (unggul) perlu ada dalam konsep setiap kepala sekolah. Kepala Sekolah perlu memahami TQM sebagai suatu falsafah, metode, teknik dan strategi manajemen untuk perbaikan mutu sekolah, karena kinerja organisasi sekolah senantiasa dinilai masyarakat dalam situasi yang semakin maju seperti sekarang ini. Kepala Sekolah dan para guru perlu memahami harapan masyarakat terhadap sekolahnya. Apa hakikat dari keberadaan sekolah yang diharapkan masyarakat? Bagaimana membuat sekolah menjadi efektif agar harapan pelanggan pendidikan tercapai? Jawabannya yaitu dengan cara mengimplementasi manajemen mutu terpadu (Total Quality Management) di sekolah.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Total quality management/ manajemen mutu terpadu merupakan konsep yang mempunyai nilai-nilai yang baik untuk perkembangan organisasi di semua sektor kehidupan. TQM telah banyak di adopsi kedalam berbagai bidang terutama pada dunia bisnis dan ekonomi. Tetapi TQM bukan saja terpaku hanya untuk aspek bisnis dan ekonomi saja, nilai-nilai yang ada dalam manajemen mutu terpadu dapat diimplementasikan ke dalam dunia pendidikan yaitu di sekolah. Untuk itu, penulis mengangkat artikel yang berjudul “Implementasi Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) di Sekolah”.

PEMBAHASAN

3.1 Pengertian, Elemen Pendukung, Serta Falsafah dari Manajemen Mutu Terpadu (TQM)

Istilah utama yang terkait dengan kajian Total Quality Management (TQM) ialah continous improvement (perbaikan terus-menerus) dan Quality improvement ( Perbaikan Mutu ). Manajemen mutu terpadu merupakan salah satu strategi manajemen untuk menjawab tantangan external suatu organisasi guna memenuhi kepuasan pelanggan.

Menurut Edward Sallis (1993:13) bahwa “Total Quality Management is a philosophy and a methodology which assist institutions to manage change and set their own agendas for dealing with the plethora of new external pressures.” Pendapat di atas menekankan pengertian bahwa manajemen mutu terpadu merupakan suatu filsafat dan metodologi yang membantu berbagai institusi dalam mengelola perubahan dan menyusun agenda masing-masing untuk menanggapi tekanan-tekanan faktor eksternal.

Patricia Kovel-Jarboe (1993) mengutip Caffee dan Sherr menyatakan bahwa manajemen mutu terpadu adalah suaru filosofi komprehensif tentang kehidupan dan kehidupan dan kegiatan organisasi yang menekankan perbaikan berkelanjutan sebagai tujuan fundamental untuk meningkatkan mutu, produktivitas, dan mengurangi pembiayaan. Adapun istilah yang bersamaan maknanya dengan TQM adalah continous quality improvement (CQI) atau perbaikan mutu berkelanjutan. Tetapi
TQM memfokuskan proses atau sistem pencapaian tujuan organisasi.

Elemen pendukung dalam TQM

Elemen-elemen pendukung dimaksud adalah :

1. Kepemimpinan

Terdapat 13 hal yang perlu dimiliki oleh seorang pimpinan dalam manajemen mutu terpadu yaitu :

Ø Pimpinan mendasarkan keputusan pada data, bukan hanya pendapat saja.

Ø Pimpinan merupakan pelatih, dan fasilitator bagi setiap individu/bawahan.

Ø Pimpinan harus secara aktif terlibat dalam pemecahan masalah yang dihadapi oleh bawahan.

Ø Pimpinan harus bisa membangun komitmen, yang menjamin bahwa setiap orang memahami misi, visi, nilai dan target perusahaan yang jelas.

Ø Pimpinan dapat membangun dan memelihara kepercayaan

Ø Pimpinan harus paham betul untuk mengucapkan terima kasih kepada bawahan yang berhasil/berjasa

Ø Aktif mengadakan kaderisasi melalui pendidikan dan pelatihan yang terprogram

Ø Berorientasi selalu pada pelanggan internal/eksternal

Ø Pandai menilai situasi dan kemampuan orang lain secara tepat

Ø Dapat menciptakan suasana kerja yang sangat menyenangkan

Ø Mau mendengar dan menyadari kesalahan

Ø Selalu berusaha memperbaiki system dan banyak berimprovisasi

Ø Bersedia belajar kapan saja dan di mana saja

2. Pendidikan dan Pelatihan

Kemampuan mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh organisasi.

3. Struktur Pendukung

Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar, tetapi akan lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri.

4. Komunikasi

Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.

5. Ganjaran dan Pengakuan

Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.

6. Pengukuran

Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.

Falsafah Manajemen Mutu Terpadu

Dr. W. Edward Demings meletakkan kerangka pemikiran dalam perbaikan mutu pendidikan secara berkelanjutan yang terdiri dari hal-hal berikut:
1. Reaksi berantai untuk perbaikan kualitas.

2. Transformasi organisasi.

3. Peran esensial pimpinan.

4. Hindari praktik-orakti manajemen yang merugikan.

5. Penerapan system of profound knowledge.

3.2 Implementasi Manajemen Mutu Terpadu (TQM) di Sekolah

Pada dasarnya TQM dalam dunia pendidikan menurut frankin P. schargel (1994:2) dalam buku Syafarudin (2002: 35 ) dikatakan bahwa Total qulity management education is process wich involves focusing on meeting and exceeding custumer expectations, continous impruvment, sharing responsibilities with employess, and reducasing scraf and rework. Artinya bahwa mutu terpadu pendidikan dipahami sebagai suatu proses yang meilibatkan pemusatan pada pencapaian kepuasan harapan pelanggan pendidikan, perbaikan terus menerus, pembagian tanggung jawab, dengan para pegawai, dan pengurangan pekerjaan tersisa dan pengerjaan kembali.

Hampir senada dengan pendapat Frankin dalam artikel Dheeraj mehrotra menekankan pada penerapan manajemen mutu yang disesuaikan dengan sifat-sifat dasar pendidikan. Sisi pelanggan yaitu siswa, orang tua dan masyarakat menjadi fokus utama.

Dengan mengkombinasikan prinsip-prinsip tentang mutu oleh para ahli dengan pengalaman praktek telah dicapai pengembangan suatu model sederhana akan tetapi sangat efektif untuk mengimplementasikan manajemen mutu terpadu di sekolah. Model tersebut terdiri dari komponen-komponen berikut :

Tujuan	:	Perbaikan terus menerus, artinya mutu selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan pelanggan.
Prinsip	:	Fokus pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total.
Elemen	:	Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.

Model di atas dibentuk berdasarkan tiga prinsip mutu terpadu yaitu :

1. Fokus pada pelanggan

Prinsip mutu, yaitu memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam manajemen mutu terpadu, pelanggan dibedakan menjadi dua, yaitu:

- Pelanggan internal (di dalam organisasi sekolah)

- Pelanggan eksternal (di luar organisasi sekolah)

Organisasi dikatakan bermutu apabila kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi dengan baik. Dalam arti bahwa pelanggan internal, misalnya guru, selalu mendapat pelayanan yang memuaskan dari petugas TU, kepala Sekolah selalu puas terhadap hasil kerja guru dan guru selalu menanggapi keinginan siswa. begitu pula pada pelanggan eksternal misalnya masyarakat sekitar.

2. Perbaikan proses

Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan baik yang internal maupun yang eksternal menjadi puas.

3. Keterlibatan total

Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dalam hal ini kepala sekolah dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua warga sekolah untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di dunia pendidikan. Warga sekolah wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan.

Sedangkan, prinsip dasar manajemen mutu terdiri dari 8 butir, sebagai berikut:

1. Setiap orang memiliki pelanggan.

2. Setiap orang bekerja dalam sebuah system.

3. Semua sistem menunjukkan variasi.

4. Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi.

5. Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai perencanaan.

6. Peningkatan mutu harus menjadi pandangan hidup.

7. Manajemen berdasarkan fakta dan data.

8. Fokus pengendalian (control) pada proses, bukan hanya pada hasil out put.

Syarat- syarat TQM dapat berlangsung di sekolah, yaitu:

v Sekolah harus secara terus menerus melakukan perbaikan mutu produk (output) sehingga dapat memuaskan para pelanggan baik eksternal maupun internal..

v Memberikan kepuasan kepada warga sekolah, komite sekolah, penyumbang dana pendidikan di sekolah tersebut.

v Memiliki wawasan jauh kedepan.

v Fokus utama ditujukan pada proses, kemudian baru menyusul hasil.

v Menciptakan kondisi di mana setiap warga sekolah aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.

v Ciptakan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif memotivasi warga sekolah bukan dengan cara otoriter, sehingga diperoleh suasana yang kondusif bagi lahirnya ide-ide baru.

v Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf bagi yang belum berhasil/berbuat salah.

v Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman/ pendapat.

v Setiap langkah kegiatan harus selalu terukur jelas, sehingga pengawasan lebih mudah.

v Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam upaya peningkatan mutu.

Di dalam artikel, ” Revolusi mutu di dalam Pendidikan,” Yohanes Burung- jay Bonstingl menguraikan secara singkat prinsip TQM yang ia percaya dapat mengubah pendidikan di sekolah. Ia menyebutnya dengan istilah “Empat pilar TQM”, antara lain:

1: Synergistic Relationships /Hubungan Sinergi.

Konsep ini menekankan pada ” sistematis pekerjaan yang dilakukan di mana semua waga sekolah dilibatkan”. Dengan kata lain, kerjasama sekelompok dan kolaborasi adalah sesuatu yang sangat penting. Konsep sinergi menyatakan bahwa capaian dan produksi ditingkatkan dengan penyatuan bakat dan pengalaman individu.Prinsip ini menekankan bahwa fokus utama organisasi sekolah adalah pada pelanggan dan penyalur. Pelanggan utama sekolah merupakan siswa itu sendiri dan penyalurnya adalah guru. Guru dan siswa adalah tim, dalam artian dibutuhkan kerjasama yang sinergi antara keduanya. Prinsip ini ditujukan agar tercapinya pengembangan kemampuan minat dan bakat siswa.
Di dalam kelas, guru-murid regu adalah tim . Produk kesuksesan mereka dalam bekerjasama adalah pengembangan kemampuan minat, dan karakter siswa. Siswa adalah pelanggan guru,sebagai penerima dari jasa bidang pendidikan untuk peningkatan dan pertumbuhan siswa. Guru dan sekolah adalah para penyalur dari efektif alat belajar, lingkungan, dan sistem untuk siswa. Sekolah bertanggung jawab untuk menjamin kelangsungan pendidikan para siswa dalam jangka panjang dengan proses pembelajaran tentang bagaimana cara belajar dan cara berkomunikasi, bagaimana cara mendapatkan pekerjaan berkualitas berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.

2: Perbaikan Terus Menerus dan Evaluasi Diri.

Adanya perbaikan terus menerus, secara individual maupun secara berkelompok baik di dalam menyeting kualitas sekolah dengan jalan administrator bekerja berkolaborasi dengan pelanggan dan para guru. TQM menekankan evaluasi diri sebagai bagian dari suatu proses perbaikan berkelanjutan. Administrator berperan penting sekali dalam upaya perbaikan terus menerus dengan cara mempertegas disiplin, seperti pengendalian, perintah baik dengan intimidasi untuk kemajuan sekolah. TQM pendidikan dibutuhkan evaluasi diri

3: Suatu Sistem dari Proses Berkelanjutan.

Pilar TQM yang ketiga yang diterapkan di akademis adalah pengenalan organisasi sebagai sistem dan pekerjaan yang dilaksanakan di dalam organisasi harus dilihat sebagai suatu proses berkelanjutan. Dalam pilar ketiga TQM pendidikan ini adalah organisasi dianggap sebuah sistem artinya komponen-komponen sekolah saling mempengaruhi dan saling ketergantungan. Guru dan siswa merupakan sistem dari sekolah, mutu ditujukan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki komponen-komponen yang mengalami cacat/memerlukan perbaikan.

4: Kepemimpinan.

Prinsip ini menyatakan bahwa keberhasilan pelaksanaan TQM merupakan tanggung jawab dari manajemen puncak yaitu kepala sekolah. IMplikasi dari pilar keempat ini adalah kepemimpinan sebagai alat dalam menerapkan manajemen mutu terpadu harus memiliki visi dan misi atau pandangan jauh yang jelas kedepannya. Aspek kepemimpinan sangat esensial sekali dalam perkembangan mutu. Kepemimpinan dilihat dari sudut formal yakni kepala sekolah sebagai pimpinan puncak wajib melakukan perbaikan-perbaikan serta mengendalikan pelaksanaan kegiatan sekolah dan para guru di sekolah harus mampu menetapkan konteks di mana para siswa dapat secara optimal mencapai potensi mereka melalui dampak dari kemajuan berkelanjutan yang disebabkan oleh kerja sama antara para guru dan para siswa tersebut.

3.3 Manfaat Implementasi Manajemen Mutu Terpadu (TQM) di Sekolah

According to the practical evidences, the TQM principles help the schools in following clauses, adapun manfaat dari implementasi manajemen mutu terpadu di sekolah, antara lain:

- Membantu dalam menggambarkan kembali peran, tujuan dan tanggung-jawab sekolah. Dengan adanya penerapan TQM dalam pendidikan akan membantu memperjelas peranan masing-masing komponen sekolah. Seperti kepala sekolah, guru dan siswa, serta masyarakat

-Meningkatkan sekolah sebagai ” jalan hidup.” Sebagian orang menganggap bahwa sekolah hanya sebagai kebutuhan semata tetapi dengan adanya penerapan TQM maka akan menjadikan sekolah sebagai jalan hidup artinya sekolah merupakan salah satu jalan bagi mereka untuk mencapai kehidupan yang lebih baik
- Memberikan bantuan dalam merencanakan pelatihan kepemimpinan secara menyeluruh untuk pendidik pada semua tingkatan.
- Membantu dalam menggunakan riset dan informasi praktis untuk memandu kebijakan dan pelaksanaan kegiatan di sekolah serta ditujukan untuk adanya perbaikan secara terus menerus.Hal ini akan berdampak pada adanya upaya penelitian serta adanya penyediaan informasi mengenai sekolah.

- Mendisain secara menyeluruh pengembangan anak. Artinya bahwa dengan adanya TQM akan memberikan manfaat pada desain atau rancangan dalam pengembangan peserta didik.Hasilnya yaitu:

4. PENUTUP

4.1 Simpulan

Dari pembahasan di atas, dapat ditarik kesimpulan, antara lain:

4.1.1 Banyak para sarjana yang berpendapat tentang manajemen mutu terpadu. Tetapi para sarjana sepakat bahwa dalam manajemen mutu terpadu, hal yang terpenting adalah proses atau sistem dalam pencapaian tujuan organisasi. Elemen pendukung dalam TQM adalah kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, komunikasi, ganjaran dan pengakuan, serta pengukuran. Adapun falsafah dari manajemen mutu terpadu adalah reaksi berantai untuk perbaikan kualitas, transformasi organisasi, peran esensial pimpinan, hindari praktik-orakti manajemen yang merugikan, dan penerapan system of profound knowledge.

4.1.2 Dalam implementasi manajemen mutu terpadu di sekolah, hendaknya memperhatikan prinsip, syarat- syarat, dan empat pilar TQM sehingga pelaksanaannya dapat berlangsung dengan lancer.

4.1.3 Adapun manfaat implementasi manajemen mutu terpadu di sekolah adalah membantu dalam menggambarkan kembali peran, tujuan dan tanggung-jawab sekolah, meningkatkan sekolah sebagai ” jalan hidup”, memberikan bantuan dalam merencanakan pelatihan kepemimpinan secara menyeluruh untuk pendidik pada semua tingkatan, membantu dalam menggunakan riset dan informasi praktis, serta mendisain secara menyeluruh pengembangan anak.

4.2 Saran- saran

Adapun saran-saran yang penulis dapat berikan, antara lain:

4.2.1 Hendaknya sekolah- sekolah mulai mengimplementasikan manajemen mutu terpadu untuk meningkatkan kualitas pendidikan di Indonesia.

4.2.2 Dalam pengimplementasiannya di sekolah hendaknya dilaksanakan secara sungguh- sungguh sehingga pelaksanaan berjalan lancer danhasil yang diinginkan tercapai secara optimal.

DAFTAR PUSTAKA

Sallis, Edward. 1993, Total Quality Management in Education. London: Kogan Page Educational Series.

Syafaruddin. 2002. Manajemen Mutu Terpadu dalam Pendidikan. Jakarta: PT. Grasindo.

http://edu-articles.com/lama/?pilih=lihat&id=45 yang diakses pada tgl 10 juni 2008.

http://www.pu.go.id/itjen/buletin/1314tqm.htm yang diakses pada tgl 10 juni 2008.

http://edu-articles.com/lama/?pilih=lihat&id=48 yang diakses pada tgl 10 juni 2008.

http://sekolah.8k.com/blank.html yang diakses pada tgl 10 juni 2008.

http://smanraja.blogspot.com/2007/09/manajemen-mutu-pendidikan.htm yang diakses pada tgl 10 juni 2008.

SUMBER: http://www.kompasiana.com/